Filo yönetimi yazılımı nedir? Şoför yüklemezse pano boş kalır

Filo yönetimi yazılımı; araçları, sürücüleri, bakım takvimini, belgeleri ve masrafları tek sistemde izleyen yazılımdır. Doğru kurulduğunda "muayene geçmiş", "ehliyet süresi dolmuş", "bu ay yakıt neden bu kadar" cümlelerini daha az duyarsınız; sistem çoğunu önceden söyler.

Kaç araçtan sonra gerekir?

Net bir sayı yok ama pratik bir ölçü var: araçların bakım ve belge tarihlerini aklınızda tutamıyorsanız vakti gelmiştir. Bizim gördüğümüz kadarıyla bu çoğunlukla beş araç civarında oluyor. İki üç araçta bir Excel ve telefon takvimi yeter; on araçta çoğu zaman kimse hangi aracın sigortasının ne zaman bittiğini bilmiyor.

Bir transfer firmasından öğrendiğimiz şey

Gemi mürettebatını havalimanından limana taşıyan bir firmayla çalıştık. Yönetim için güzel bir pano çizdik: yoldaki araçlar, geciken transferler, zamanında varış oranı. İlk hafta pano bomboştu.

Sebep basitti: veri sahadan geliyor. Şoför görevi başlattığını, yolcuyu aldığını, evrakı yüklediğini telefondan girmezse yönetimin ekranında gösterecek bir şey olmuyor. Şoförün ekranı ise masaüstü için tasarlanmış, telefonda küçücük düğmelerle dolu bir sayfaydı.

Ekranı şoför için baştan yaptık: büyük düğmeler, üç dokunuşta görev, fotoğraf çekmek kadar kolay evrak yükleme. Bir kural daha ekledik: zorunlu evrakı eksik olan şoför göreve çıkamıyor. Birkaç gün içinde pano dolmaya başladı.

Bu yüzden şu an her filo projesine şoförün telefonundan başlıyoruz, yöneticinin panosundan değil.

Hangi modüller şart?

• Araç kartı: Plaka, model, kilometre, ruhsat, sigorta, muayene, kasko. Hepsi tek sayfada, belgeler fotoğrafıyla.
• Sürücü kartı: Ehliyet sınıfı ve süresi, SRC ve psikoteknik belgeleri, atanan araçlar, görev geçmişi.
• Hatırlatmalar: Süresi yaklaşan her belge ve bakım, yönetici ekranında kendiliğinden öne çıkar. E-posta ya da bildirim de gider ama asıl iş, sabah ekranı açınca görmektir.
• Yakıt ve masraf: Araç başına yakıt, lastik, onarım. Fiş fotoğrafı şoförden, tutar sistemden.
• Görev ve sefer: Hangi araç, hangi şoför, nereden nereye, saat kaçta. Transfer işinde buna yolcu ve uçuş bilgisi de eklenir.
• Raporlar: Araç başına aylık maliyet, kullanım oranı, geciken görev sayısı. Rapor çok olmasın; patronun gerçekten baktığı üç dört rakam yeter.

Araç takip cihazı ile aynı şey mi?

Değil. Takip cihazı aracın nerede olduğunu söyler; filo yazılımı aracın ve şoförün durumunu, belgesini, masrafını ve görevini tutar. İkisi birbirine bağlanabilir: cihaz veri paylaşımına izin veriyorsa konum ve kilometre otomatik gelir. Cihazın markasını söylerseniz keşif aşamasında kontrol edip net cevap veriyoruz.

Bir de şu var

Sistem ne kadar iyi olursa olsun, ilk ay birisi "eskiden defterde daha kolaydı" diyecek. Normal. Bizim ölçümüz şu: şoförün yapması gereken en uzun iş bir fotoğraf çekmekse, bu cümle birkaç gün sonra seyrekleşiyor.

Dört farklı rolle gezebileceğiniz canlı bir örnek taslaklar sayfasında, hizmetin ayrıntısı filo yönetimi yazılımı sayfasında.