ERP mi, özel yazılım mı? Otuz kişilik bir firmanın karar hikâyesi
Hazır ERP paketi mi, işletmeye özel sistem mi? Bize en çok sorulan soruya, bir üretim firmasının gerçek karar süreci üzerinden dürüst bir cevap.
ERP, bir işletmenin stok, satış, satın alma, üretim, finans ve personel kayıtlarını tek bir veritabanında tutan yazılımdır. Hazır paket mi, özel sistem mi sorusunun kısa cevabı: süreçleriniz sektörde herkesinki gibiyse hazır paket; kendinize özgü bir akışınız varsa ya da koca paketin üç modülüne ihtiyacınız varsa özel. Uzun cevabı bir örnekle anlatalım.
Önce sahne
Otuz kişilik bir üretim firması düşünün. Siparişler telefonla ve WhatsApp'tan geliyor, bir Excel'e yazılıyor. Depodaki arkadaş stoku kendi defterinde tutuyor. Muhasebe programı ayrı; faturalar oraya elle giriliyor. Patron ay sonunda "ne kadar sattık, ne kadar kaldı" diye sorduğunda üç kişi bir araya gelip iki saat uğraşıyor.
Bu firma iki kez hazır ERP denemiş. İlkinde eğitim üç gün sürmüş, iki hafta sonra herkes Excel'e dönmüş. İkincisinde modüllerin yarısı hiç açılmamış, ama lisansı ödenmeye devam etmiş.
Hazır paket ne zaman doğru?
Dürüst olalım: çoğu zaman doğru. Süreçleriniz standartsa (al, stokla, sat, faturala) hazır paket hızlı kurulur, muhasebeciniz zaten bilir, danışman bulmak kolaydır. Biz böyle bir firmaya özel yazılım yapmayı teklif etmeyiz; yapsak da sizin için kötü iş olur.
Hazır paketin asıl riski şu: paket sizin işinize uymuyorsa, siz işinizi pakete uydurmak zorunda kalırsınız. Yukarıdaki firmada sorun tam olarak buydu. Üretim iş emirleri paketin mantığına girmiyordu; ekip "sistemde olmayan" işleri yine deftere yazmaya başlamıştı.
Özel sistem ne zaman doğru?
Üç belirti var:
- Hazır programda her ay "şunu da yapamıyoruz" diye yeni bir şey çıkıyorsa.
- Üç ayrı programı birbirine bağlamak için insan gücü harcıyorsanız (bir ekrandan okuyup diğerine yazan biri varsa, o kişi aslında bir entegrasyondur).
- Koca paketin yalnızca iki üç modülünü kullanıyorsanız ve ekranlar bu yüzden kalabalıksa.
Özel sistemin riskleri de var, saklamayalım. Analiz yanlış yapılırsa yanlış sistem kurulur. Bakım için güvenilir bir ekibe ihtiyacınız olur. Kodun kime ait olduğu sözleşmede yazmıyorsa, yazılımcıya bağımlı kalırsınız. Bu üçünü ilk görüşmede konuşmayan bir yazılımcıyla çalışmayın.
O firmada ne yaptık?
Hepsini aynı anda değil. En çok zaman yiyen süreç sipariş-stok ikilisiydi; önce onu kurduk. Sipariş girildiğinde stok düşüyor, depo ekranda görüyor, eksik malzeme satın alma listesine düşüyor. Bir ay sonra üretim iş emirlerini ekledik. Muhasebe programına dokunmadık; faturalar oradan kesilmeye devam ediyor, sistem gerekli bilgiyi aktarıyor.
En çok teşekkür aldığımız iş kod değil, veri temizliğiydi: aynı müşteri dört farklı yazımla kayıtlıymış, stok kodlarının bir kısmı boşluklu bir kısmı boşluksuzmuş. Bunlar temizlenmeden hangi sistemi kurarsanız kurun, raporlara güvenmek zorlaşır.
Karar verirken kendinize sorun
- Süreçlerimiz sektördeki herkesinki gibi mi, yoksa "bizde biraz farklı" mı? (Farklıysa nerede?)
- Gerçekten kaç modül kullanacağız?
- Hangi programlarla konuşması gerekiyor? Muhasebe, e-ticaret, kargo?
- Ekip yeni sistemi kaç günde benimser? Üç günlük eğitim gerektiren sistemin benimsenmesi zor.
- Önümüzdeki üç yılda ne değişecek? İkinci depo, ihracat, yeni ürün grubu?
Hangi yolu seçerseniz seçin, hepsini aynı gün devreye almayın. Bir modül, bir ay alışma, sonraki modül.
Kendi durumunuzu konuşmak isterseniz ERP ve iş süreçleri sayfasına bakın ya da doğrudan yazın. Hazır paket daha mantıklıysa bunu da söyleriz.